Politique de Confidentialité & de Traitement des Données
Conforme à la Loi N° 2017-20 du 20 avril 2018 portant Code du numérique en République du Bénin
La présente politique régit les conditions dans lesquelles la Direction de la Transformation Digitale et de l'Innovation (DTDI) du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique, en charge de la Formation Technique (MESRS) collecte, traite, conserve et protège les données à caractère personnel des agents, enseignants, chercheurs et étudiants utilisant la plateforme institutionnelle MESRS HelpDesk.
1. Responsable du Traitement & Délégué aux Données (DPO)
Le responsable du traitement des données est :
Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique, en charge de la Formation Technique (MESRS)
Représenté par la Direction de la Transformation Digitale et de l'Innovation (DTDI)
Adresse : Cotonou, République du Bénin
Courriel officiel : dsi@gouv.bj / support.helpdesk@gouv.bj
Pour toute question relative à l'application de la réglementation ou pour l'exercice de vos droits, vous pouvez saisir le point de contact DPO de la DTDI par voie électronique à dsi@gouv.bj.
2. Catégories de Données Personnelles Traitées
Dans le cadre de l'assistance informatique, la plateforme traite uniquement les données strictement nécessaires au traitement des incidents :
| Catégorie | Données Recueillies | Origine & Justification |
|---|---|---|
| Identité & Compte | Nom, prénoms, adresse électronique officielle (@gouv.bj), matricule administratif de l'État, rôle (Usager, Agent, Superviseur, Administrateur). |
Annuaire ministériel / LDAP institutionnel ou création par l'administrateur de structure. |
| Rattachement Administratif | Ministère central, direction, université de tutelle (UAC, UNSTIM, UNA, EPAC), direction sous-tutelle (DBAU), département ou service. | Attribution administrative permettant le routage pertinent des tickets vers l'équipe support compétente. |
| Dossiers & Incidents | Intitulé, description du dysfonctionnement, catégorie technique, niveau d'urgence perçu, journal de conversation, pièces jointes (captures d'écran, logs). | Saisi directement par le demandeur lors de l'ouverture du ticket ou complété par le technicien support. |
| Équipements & Actifs | Numéro de série, modèle d'ordinateur portable/fixe, adresse IP locale, système d'exploitation, logiciels affectés. | Inventaire du parc informatique ministériel pour l'aide au diagnostic matériel. |
| Satisfaction & CSAT | Note d'évaluation (1 à 5 étoiles) post-résolution et commentaire qualitatif éventuel. | Saisi librement par l'usager pour mesurer la qualité de service rendue (SLA/CSAT). |
| Données Techniques d'Audit | Horodatage strict WAT (UTC+1), adresse IP de connexion, agent utilisateur (navigateur/OS), journal des actions critiques. | Générées automatiquement par le système d'audit pour garantir la sécurité et l'imputabilité des actions. |
Données sensibles : La plateforme ne collecte ni ne traite aucune donnée sensible au sens de la Loi 2017-20 (opinions politiques, croyances religieuses, données de santé, données biométriques ou données bancaires).
3. Finalités et Base Légale du Traitement
Le traitement de vos données personnelles repose sur l'exécution d'une mission de service public dévolue au MESRS (Programme d'Action du Gouvernement PAG 2021-2026, pilier 1, axe stratégique 2 : « accélérer la modernisation de l'administration publique ») :
- Enregistrement, qualification et résolution des pannes matérielles, logicielles et réseau des agents de l'enseignement supérieur.
- Calcul des engagements de niveau de service (SLA) en heures ouvrées et respect des délais d'intervention.
- Acheminement des notifications opérationnelles par courriel et en temps réel (création, prise en charge, résolution).
- Alimentation de la base de connaissances ministérielle pour favoriser l'auto-résolution (déflexion d'incidents récurrents).
- Garantie de la sécurité des systèmes d'information de l'État et prévention des intrusions frauduleuses.
4. Destinataires et Accès aux Données
L'accès à vos données est strictement restreint et cloisonné selon le principe du moindre privilège (Role-Based Access Control) :
- Le demandeur (Usager) : n'accède qu'à ses propres tickets, ses actifs affectés et ses notifications.
- L'agent de support (Technicien de la DTDI) : accède aux tickets affectés à sa file d'attente ou à son groupe de compétences.
- Le superviseur : supervise l'ensemble des tickets de son périmètre d'établissement et pilote la charge d'équipe.
- L'administrateur système de la DTDI : assure le paramétrage global, la sécurité, l'annuaire et le maintien en conditions opérationnelles.
Aucun transfert hors du Bénin : Les données sont conservées en République du Bénin. Aucun transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou vers une organisation internationale n'est effectué.
5. Durées de Conservation des Données
Conformément aux préconisations de l'APDP et aux règles d'archivage administratif public :
| Type d'Élément | Durée de Conservation | Sort Final |
|---|---|---|
| Tickets résolus et pièces jointes | 3 ans après clôture définitive | Archivage intermédiaire ou purge sécurisée |
| Comptes utilisateurs actifs | Durée de l'exercice des fonctions ministérielles | Désactivation à la cessation de service, purge après 1 an |
| Journaux d'audit et connexions | 12 mois glissants | Purge automatique programmée |
| Enquêtes de satisfaction (CSAT) | 2 ans (données agrégées sous forme statistique anonyme) | Anonymisation complète |
6. Mesures de Sécurité & Confidentialité
La DTDI/MESRS déploie des mesures de sécurité techniques et organisationnelles de haut niveau :
- Chiffrement en transit : Toutes les communications sont chiffrées via le protocole HTTPS / TLS 1.3 avec certificat numérique valide.
- Authentification forte : Support du double facteur d'authentification (2FA TOTP RFC 6238) obligatoire pour le personnel technique.
- Protection des mots de passe : Hachage cryptographique robuste (Bcrypt/Argon2) empêchant toute rétro-ingénierie.
- Journal d'audit immuable : Traçabilité de chaque modification d'état, réassignation ou accès avec horodatage certifié WAT.
- Sauvegardes quotidiennes : Sauvegardes automatisées et chiffrées avec tests périodiques de restauration.
7. Vos Droits et Modalités d'Exercice
Conformément au Code du Numérique (Loi 2017-20), vous disposez des droits suivants sur vos données :
- Droit d'accès et de communication : Vous pouvez obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir copie.
- Droit de rectification : Vous pouvez demander la mise à jour ou la correction de vos données inexactes ou incomplètes.
- Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la suspension temporaire du traitement de vos données en cas de contestation.
- Droit de réclamation : Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme aux textes en vigueur, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) de la République du Bénin (www.apdp.bj).
8. Évolution de la Présente Politique
La présente politique est susceptible d'évoluer en fonction des évolutions réglementaires et techniques de la plateforme. En cas de mise à jour substantielle, une notification sera adressée aux utilisateurs connectés et le recueil d'un nouveau consentement pourra être requis.